تتقدم كل جهة لها حق الترشيح أو فرد له حق التقدم بطلب التقدم المرفق بالإضافة إلي تقرير عن كل مرشح يتضمن:
1- طلب التقدم ( نموذج 1)
2- الإقرار ( نموذج 2)
3- ستة نسخ من كل ما يلي :
أ- السيرة الذاتية : باللغة العربية او الانجليزية وتشمل :
تاريخ الميلاد ومكانه - التاريخ العلمي والوظيفي- الجمعيات العلمية والمؤتمرات – قائمة بالانتاج العلمي ككل ( متضمنه أسماء البحوث المنشورة بما فيها الكتب والمؤلفات العلمية – المدرسة العلمية ) .
ب- البحث المتقدم به مرفقاً به :
نسخة من المجلة العلمية أو كتاب المؤتمر المنشور به البحث وفي حالة البحوث المشتركة يقدم إقرارا معتمد يحدد نسبة مشاركة كل باحث  موقع عليه من جميع المشاركين ونصيب المتقدم فيها ) .
جـ - صورة ضوئية حديثة للمتقدم مع كل نسخة .

1-الإعلان في إحدي الصحف القومية.
2- مخاطبة  السادة رؤساء الجامعات والمراكز والمعاهد البحثية.
3-الإعلان عن الجوائز بموقع أكاديمية الشروق وموقع وزارة الموارد المائية والرى.
4-اخر موعد للتقدم للجائزة الاول من مارس 2009 ويعلن أسماء الفائزين خلال شهر يوليو 2009.